如何群发邮件给公司
如何群发邮件给公司?电子邮件由收件人(抄送/秘送)+主题+邮件正文+附件+发件人落款组成。
收件人/抄送,职场新人最容易犯的错误是:
1、将一大堆与邮件所涉事宜毫不相干的人放入收件人当中,制造大量的垃圾邮件,给大家工作造成骚扰;
就曾见过有同事只要开涉及跨部门沟通的会,除与会者外,还发送给公司所有领导,与会者回复时选择回复全部,一下子邮箱就多了十几封邮件;最后领导不堪其扰,群发邮件给全公司,要求邮件禁止发送无关人员。
2、将必须对邮件内容做出响应的人放在抄送列表,被别人忽略而对工作造成负面影响。
3、公司内部沟通时,将公司外人员加入抄送列表
比如和公司同事沟通项目进展时,觉得此信息应该同步给合作方,就在抄送列表中加入了公司外人员。也许你的邮件内容本身没有问题,但谁能保证其他人回复邮的内容适合让外部人知晓呢?对外沟通时,必须保证信息接口的唯一性,杜绝将公司内部交流与外部沟通混为一体的情况。
正确的应该是:
不论是收件人还是抄送人,都是与所涉事宜相关的人。收件人选择直接当事人,即需要对邮件内容必须知晓或作出响应,而抄送人则是只是让其知晓,不需要对方做出响应,即使邮件被对方忽略不会有任何影响。
在邮件内容涉及重要事项时,你认为有必要需要让你的直接上级知晓时,可抄送给直接上级。除非是更高一级领导有参与或有直接上级授权,否则忌讳越级发送。
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